Med så många distraktioner som dyker upp under din arbetsdag är det inte svårt att tappa fokus. Vi har fyra viktiga tips som hjälper dig att undvika att slösa bort dyrbar tid på onödiga uppgifter. 
Organiserade människor presterar mycket bättre än de som lämnar saker rörigt och obevakat. Föreställ dig bara följande scenario: du letar efter en viktig fil, men dina mappar finns överallt, vilket gör att du slösar minuter. Du kan undvika situationer som denna genom att helt enkelt följa våra tips.
Tips som hjälper dig att hålla ordning
Låt oss ta en titt på hur du kan bli mer organiserad och öka din produktivitet i processen.
1. Hantera dina aviseringar, meddelanden och e-postmeddelanden
Att låta din inkorg bli rörig är ett av de största misstagen du kan göra som en arbetande person. Oavsett om du kommunicerar med dina kollegor via direktmeddelanden eller e-post, se till att dina inkommande aviseringar alltid sorteras ut i tid.
När du får ett meddelande, försök att svara så snart som möjligt. Många människor tenderar att bli distraherade och glömmer att svara på eller till och med läsa ett meddelande. Detta kan vara ett stort misstag när du har viktiga frågor, möten eller data på väg till dig.
Att låta meddelanden hopa sig är inte heller svaret. Ju längre du lämnar e-post och meddelanden obevakad, desto svårare blir det att skriva ett svar. Allt eftersom tiden går kommer du att känna dig skyldig och måste komma på en ursäkt för att inte svara. Undvik detta genom att alltid hålla koll på dina inkommande e-postmeddelanden och meddelanden för att rensa din inkorg.
Många e-postprogram låter dig ställa in olika inkorgar också. Dra fördel av detta för att skapa mappar och sortera meddelanden manuellt eller till och med automatiskt. Vi råder dig också att ta bort skräppostmeddelanden ofta och se till att du inte prenumererar på några onödiga nyhetsbrev i dina affärse-postmeddelanden.
2. Skapa ett filnamnssystem
Att lämna dina filer i en enda röra är en stor nackdel när det kommer till att arbeta. Det borde inte komma som en överraskning att utan ett korrekt namn- och organisationssystem kommer du att ha svårt att hitta viktiga filer och dokument som behövs för ditt arbete.
Att ha en röra i dina mappar kan också få dig att blanda ihop två eller flera versioner av ett projekt. Om du till exempel har skrivit en lång rapport men gjort ändringar, kan du blanda ihop originalet och den redigerade filen utan riktiga namn.
Till exempel märker jag mina artikelutkast som 'Organisation_V1.' Med det här systemet skulle jag döpa mitt andra utkast till 'Organization_V2.' När alla personer som är involverade i projektet är nöjda med filen, skulle jag döpa den till 'Organisation_FINAL.' Naturligtvis behöver du inte använda samma exakta system som någon annan - det enda som betyder något är att du håller dig konsekvent med hur du namnger dina filer.
Försumma inte mappar heller! Se till att alltid skapa många undermappar efter behov. Dessa gör det lättare för dig att hålla ordning och sortera olika resurser för att undvika röran.
3. Ha ett effektivt schema
Att planera din dag är ett av de bästa sätten öka din produktivitet och organisation. Att veta vad du behöver göra och vad du vill göra kommer att motivera dig att få saker gjorda innan det är för sent.
Detta är ett utdrag från en tidigare artikel publicerad på webbplatsen. Om du behöver mer vägledning rekommenderar vi starkt att du kollar in vår ' Hur du effektivt planerar din dag ' artikel.
Även om du aldrig har planerat förut, är det inte för sent att börja. Ta en penna och en anteckningsbok, eller använd vilken virtuell anteckningsapplikation som helst och gör dig redo att skapa ordning i ditt liv! Låt inte dina veckor komma ifrån dig genom att alltid planera framåt.
Närhelst du planerar din dag, se till att dra en tydlig gräns mellan arbetsuppgifter och livsrelaterade uppgifter. Detta gör att ditt sinne kan slappna av utanför din arbetsmiljö och få dina mål i klar sikt. Blanda aldrig ihop uppgifter du behöver göra utanför ditt jobb.
Jag tycker att det hjälper till med det här problemet att dela upp mina huvuduppgifter i mindre, mer hanterbara deluppgifter. Mindre uppgifter ser genast mindre betungande ut och du sätter dig ner för att få saker gjorda med en mer motiverad attityd.
4. Städa upp din arbetsplats
Tillståndet för din faktiska arbetsyta är lika viktigt som din virtuella. Att bli av med skräppostmeddelanden och organisera dina filer kanske inte räcker om din arbetsyta är distraherande och rörig.
Många människor tycker att det kommer att öka din produktivitet om du eliminerar alla distraktioner som din mobiltelefon, TV, radio och till och med tillfälligt att bli av med företaget. Se till att du bara har saker du kan behöva när som helst på ditt skrivbord – klisterlappar, din anteckningsbok, pennor och naturligtvis din bärbara dator eller PC.
Att arbeta på en avskild plats hjälper också. Se till att du inte kan höra störande ljud, konversationer eller elektronik. Skapa om möjligt en arbetsmiljö där du kan ägna hela rummet åt något annat än arbete. Detta kommer att hjälpa ditt sinne att associera platsen med produktivitet och att få saker gjorda.
Slutgiltiga tankar
Vi är glada att du läser den här artikeln hittills :) Tack :)
Vänligen återvänd till för fler roliga och informativa artiklar alla relaterade till produktivitet och modern teknik! Överväg att prenumerera på vårt nyhetsbrev för regelbundna tutorials, nyhetsartiklar och guider som hjälper dig i ditt dagliga tekniska liv.
hur man öppnar sidor i Word
Vänligen dela den här artikeln med dina vänner eller online. Någon annan kan tycka det är roligt att läsa och dra nytta av det också.
Registrera dig för vårt e-postnyhetsbrev och gå med i vår lista över personer som får våra artiklar först, direkt efter att de har publicerats. Dessutom delar vi rabatter, kampanjer, uppdateringar och mer via e-postmeddelandet och du kommer att ha turen att vara med i listan.
Vidare läsning
> Hur sömn påverkar din arbetsdag
> 3 säkerhetsappar du inte visste att du behövde
> Tips för att öka din produktivitet på jobbet
> Arbeta på distans: Tips och förslag för nybörjare
> 7 steg för att bli mer produktiv när du arbetar hemifrån
