Att få dina anställda att arbeta hemifrån är ett utmärkt sätt att göra social distansering under COVID-19-pandemin mer effektiv. Going remote hjälper också till att minska kostnaderna för tillfället, vilket är viktigt för företag med en budget. Medan stora företag har fått reda på detta från början kan mindre organisationer ha svårt att skapa ett framgångsrikt fjärrsystem.
Vi är här för att hjälpa till göra övergången så smidig som möjligt.
Denna artikel fokuserar på att lista alla viktiga verktyg som ett litet företag behöver för att bygga en effektiv fjärrmiljö. Checklistan består av verktyg och steg som alla små till medelstora företag behöver ta för att bli avlägsna och hålla sig effektiva samtidigt.
1. Skaffa all nödvändig hårdvara
För att kunna börja arbeta på distans behöver alla anställda hårdvara för att komma åt webbplatser, dela och arbeta med dokument och upprätta kommunikation med andra medlemmar i företaget. Oftast betyder detta antingen företagsägd utrustning eller personlig utrustning.
Varje anställd ska ha en bärbar dator eller dator att arbeta på, oavsett om det ägs av företaget eller en personlig enhet, är det ditt företags önskemål. Om du vill att dina anställda ska ha en mer professionell och säker upplevelse och har budgeten till, rekommenderar vi att du delar ut företagsenheter. Du kan ställa in begränsningar, övervaka aktivitet och tillåta dina anställda att separera personligt och arbetsliv enklare.
Se till att alla anställda har en lämplig enhet att arbeta med för sitt område. Till exempel kommer en grafisk formgivare att behöva en dator utrustad för att hantera resurstunga applikationer, medan en författare kan nöja sig med mindre kraftfull utrustning.
Om ditt företag delar ut utrustning till arbetarna, se till att hålla reda på vilken enhet och vart den går. Vi rekommenderar att du ställer in ett kalkylblad med information som enhetsserienummer, namn och underskrift på din anställd samt enhetsmodellen. Detta säkerställer att ingen enhet blandas eller går förlorad.
2. Förbättra säkerheten med VPN-tjänster
VPN är förkortningen för Virtual Private Network. Kort sagt, VPN är en virtuell kabel som ansluter en dator till ett icke-lokalt nätverk och ger en säker anslutning dold för utomstående. Detta är en extremt användbar tjänst för avlägsna arbetare, eftersom det minskar risken för att potentiellt avslöja konfidentiell information.
De många andra fördelarna med att använda en VPN inkluderar åtkomst till webbplatser som är blockerade i en anställds land eller region, ökad integritet från Internetleverantörer, skydd mot hackare samt bättre internetanslutningar till servrar genom att använda privata, direkta rutter.
Windows 10 kan inte logga in efter uppdatering 2018
VPN har sin egen uppsättning sårbarheter, eftersom angripare försöker dra nytta av specifika svaga punkter och utnyttja krypteringsprotokoll. Dina anställda är dock fortfarande säkrare med en VPN eftersom angripare skulle behöva mer tid och resurser för att spåra dem, vilket gör det mindre troligt att de riktar sig mot dem.
Våra rekommendationer för en VPN inkluderar NordVPN , ExpressVPN och CyberGhost . Alla dessa tjänster är snabba, enkla att använda och prisvärda för småföretag.
3. Håll koll på tiden
Eftersom du inte kan kontrollera om en anställd arbetar personligen som på kontoret, måste du kunna se när de klockar in virtuellt. Du kan alltid be dem att helt enkelt skriva ner det och skicka det till dig, men detta är inte effektivt och lämnar mycket ledigt utrymme för anställda.
Ett sätt som är mer exakt och effektivt är att använda en virtuell Time Tracker, som håller dig uppdaterad så snart en anställd börjar eller slutar arbeta. Andra användbara funktioner som finns i dessa verktyg låter dig kontrollera IP-adressen som din anställd klockade in från, vilket kan säkerställa att de är hemma.
Loggningstid är också nödvändig för att du ska kunna bestämma hur många timmar en anställd har arbetat. Detta är avgörande om du betalar folk baserat på en timpris, eftersom du behöver en korrekt rapport. Att koppla ihop detta med datorövervakningsverktyg kan säkerställa att dina anställda inte försöker fuska systemet.
För dessa ändamål rekommenderar vi starkt att du använder de verktyg som erbjuds av iSolved , så väl som Toggl Ansökan.
4. Använd effektiva kommunikationsverktyg
Att prata telefon räcker inte när man byter till fjärrarbete. Du måste dra nytta av olika kommunikationsverktyg för att hålla jämna steg med dina anställda, svara och ställa frågor, dela filer och göra regelbundna kontroller av varje pågående projekt. Lyckligtvis finns det massor av lösningar som alla tilltalar olika grupper av människor som du kan välja mellan.
Här är några av våra rekommendationer:
- Disharmoni : Medan Discord började som en applikation som är mest tilltalande för yngre publik, har den blivit en av de mest använda programvarorna för kommunikationsändamål. Med möjligheten att chatta en-mot-en, i grupper och på dedikerade servrar, täcker Discord alla kommunikationsbehov som ett företag kan ha. Det bästa är att allt är gratis.
- Slak : Om du behöver en mer professionell lösning har Slack fått ryggen. Det låter dig samla dina anställda och sedan skapa olika kanaler för chatt, meddelanden, uppdateringar och arbete. Det som skiljer det från andra kommunikationslösningar är den professionella integrationen med affärsverktyg som Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce och Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Fungerar ditt företag med Office-produkter som Word eller Excel? Din allt-i-ett-lösning för kommunikation måste vara Microsoft Teams. Det låter dig ställa in en virtuell version av ditt företag och sedan ge dig alla verktyg du behöver för att göra personliga aktiviteter avlägsna. Chatta, starta videosamtal, håll konferenser och integrera med Office-applikationer för att samarbeta och dela projekt.
- Zoom : För företag som värdesätter konferenser är Zoom det bästa sättet att få kontakt med dina anställda ansikte mot ansikte till och med hundratals mil från varandra. Njut av högkvalitativa samtal som rymmer ett stort antal skötare.
5. Samarbeta med anställda
Även om det bara kan bli mycket samarbete att kommunicera med andra kan du alltid förbättra detta genom att dra nytta av sviter som är utformade för samarbete i realtid. Kombinera detta med ljud- eller videosamtal för att ytterligare effektivisera arbetet tillsammans med andra anställda.
Våra rekommendationer är följande:
hur man separerar en kolumn i Excel
- Kontor 365 (nu känd som Microsoft 365 ): Kanske den mest populära applikationssviten som finns idag, Microsoft 365 är en utmärkt lösning för arbetstagare som vill samarbeta i stora projekt. Med verktyg för att skriva uppsatser, skapa kalkylark, hantera data och till och med skapa grafik kan du enkelt samarbeta i en mängd olika projekt.
- G Suite : Det som gör Googles G Suite till ett fantastiskt val för samarbete är dess tillgänglighet. Allt du behöver för att samarbeta är en dator och din webbläsare - ingen installation krävs. Arbeta med dokument, kalkylark och till och med presentationer tillsammans med dina kamrater, komplett med lagring och fildelning via Google Drive.
- jag jobbar : Även om den här sviten endast är tillgänglig för Mac-användare är det ett utmärkt verktyg att överväga att investera pengar i. Skapa vackra dokument med strömlinjeformade verktyg och samarbeta med medarbetare utan att behöva oroa sig för onödiga detaljer.
Vi hoppas att med hjälp av den här artikeln , kunde du få en inblick i vad du behöver göra och förvärva för att lyckas med ditt företag på distans. Vi önskar dig lycka till och hoppas att du får chansen att arbeta säkert hemifrån.
