Microsoft Teams är en applikation som används av hundratusentals unika team som arbetar tillsammans för att uppnå delade mål. Det är helt gratis samtidigt som det tillhandahåller en plattform för dig och dina kollegor för att kommunicera, samordna projekt, dela filer och få jobbet gjort på distans.
Vi publicerade nyligen en artikel om Hur man ställer in Microsoft Teams , som fördjupar sig i början med programvaran. Nu är det dags att bekanta sig med det. Dagens artikel fokuserar på Microsoft Teams-tips, tricks och allmän vägledning för avlägsna arbetare.
Om du inte har jobbat hemifrån eller bara vill ha några tips om hur du kan öka din effektivitet kan du prova att följa våra tips och se om några tekniker hjälper dig i ditt arbete.
Fjärrkontrolllista för arbete: Hur man håller kursen trogen
Låt oss börja med några allmänna saker som alla fjärrarbetare bör göra innan vi börjar en produktiv dag. Dessa tips hjälper dig att skapa en lämplig arbetsyta och få huvudet i spelet, även från ditt hem.
- Skapa en lämplig arbetsyta . Det allra första du behöver göra är att se till att arbetsytan du befinner dig passar dina behov. Minimera distraktioner genom att hitta ett lugnt och tyst utrymme. Omge dig bara med de saker du behöver - att ha saker som smartphones, snacks och företaget distraherar dig ofta från ditt arbete. Därför rekommenderar vi att du har ett separat bord eller ett stativ där du kan placera dina snacks.
Pro typ: Ha bara telefonen nära dig om den är ett av dina arbetsverktyg. Och om du vill vara produktiv rekommenderar vi att du stänger av telefonens meddelanden.
- Använd applikationer för att förbättra ditt arbete . I denna tidsålder finns det ingen anledning till varför du inte ska utnyttja programvara för att förbättra dina förmågor. Använd applikationer för att hantera din tid, ställa in dagliga mål och påminnelser och till och med blockera distraherande webbplatser.
- Behåll din hälsa . Många människor försummar sin hälsa när de arbetar på distans. Att spendera längre perioder framför skärmen är dåligt för både kropp och själ. Se till att du kommer upp varje gång ett tag, tränar, håller dig hydratiserad och konsumerar hälsosamma måltider.
- Kommunicera med ditt team . Lita på oss - ditt team vill veta vad du gör så mycket som du vill följa med dem. Se till att alltid kommunicera med dem via appar som Microsoft Teams för att informera dem om dina framsteg, schema och tillgänglighet för möten.
- Var inkluderande . Tempot på fjärrarbete är annorlunda än personligen. Var uppmärksam på dina lagkamrater och inkludera alltid alla i diskurser, både text och samtal. Att vara uppmärksam och inkluderande säkerställer att alla i teamet kan dela sina idéer och bidra till projekt.
- Ha chatt med dina kollegor . När du arbetar på distans kan du inte interagera med ditt team lika mycket som på kontoret. Se till att dra nytta av direktmeddelanden, skapa en allmän chattkanal i Microsoft Teams och prata avslappnat med ditt fantastiska team för att hålla moral.
- Glöm inte att varva ner . Något som en stor andel av avlägsna arbetare kämpar med är avkopplande efter jobbet. Att hålla sig till ett schema hjälper dig definitivt att göra saker och sedan koppla från jobbet med en promenad, bad och andra roliga aktiviteter. Påminn dig själv om att bara för att du kunde, behöver du inte arbeta 24 timmar om dygnet. (Se till att inte arbeta heller!)
Nu när du har ställt in din arbetsyta redo enligt ovanstående checklista, hur kan du hålla fokus medan du arbetar på distans?
Hur man förblir produktiv när man arbetar på distans med Teams
När du anpassar dig till tempot för att arbeta på distans kommer du att stöta på flera unika utmaningar. Att skapa några bra vanor är ett av de bästa sätten att lösa dessa utmaningar med ditt team.
Frekventa framstegsrapporter
Att ge dina medarbetare rapporter om dina framsteg hjälper både dig och dem. När du känner dig benägen att rapportera om dina framsteg varje dag börjar du motivera dig själv och få mer arbete gjort för att imponera och motivera dina kollegor också. Detta kan skapa hälsosamma vanor och förbättra kommunikationen ännu mer. Glöm inte att kommentera något positivt gentemot ditt team - vänliga ord går långt.
Håll möten online
Det är självklart att onlinemöten är viktiga när du arbetar på distans. Det gör att du kan planera framåt, dela idéer och ställa frågor från ditt team samtidigt som du kompenserar för bristen på företag när du bor hemma. Uppmuntra ditt team att använda videosamtal för att få kontakt med dem från ansikte till ansikte.
Spela in dina möten
När alla är upptagna med att arbeta kan det vara svårt att ställa in flera möten för personer som missat eller glömt något från föregående möte. Om ditt team tillåter det, spela in möten och dela dem i en dedikerad kanal så att människor kan komma ikapp eller spola tillbaka till viktiga punkter när som helst.
Teamaktiviteter
Håll dig inkluderande genom att schemalägga teamaktiviteter. Brainstorma tillsammans, samarbeta om filer och projekt, skapa tavlor tillsammans eller kom med roliga utmaningar för att skapa hälsosam konkurrens. Olika teamaktiviteter för samman människor och håller moral och energi hög även på långsamma dagar.
hur man uppgraderar från Windows 10 hem till pro gratis
Microsoft Teams tips och tricks varje fjärrarbetare behöver veta
Dra nytta av kanaler
En bra Teams-organisation har ett bra kanalsystem. Se till att du skapar olika team och tilldelar dedikerade kanaler för varje teammedlem att vara aktiv i. Lägg till kanaler för specifika grupper som Designers och Utvecklare hjälper till att organisera dina projekt, medan kanaler som Förslag eller Rapporter ger ditt team möjlighet att kommunicera. Glöm inte att lägga till några allmänna chattområden och kanaler som används för skojs skull!
Filtrera ditt aktivitetsflöde
Att ha en rörig Aktivitetsflöde gör det svårt att hitta saker du letar efter. Med filteralternativet kan du be Teams att bara visa dig specifikt innehåll, till exempel @nämningar, olästa meddelanden, direkt svar på dina meddelanden och så vidare. Utnyttja detta och öka ditt fokus över tiden genom att korrekt filtrera inkommande aktivitet.
Snabbkommandon
Genom att skriva kommandon i sökfältet ovanför ditt Team-fönster kan du få saker gjort ganska snabbt. Det finns en mängd kommandon tillgängliga att använda i applikationen, men de flesta användare kommer att försumma att använda de allra flesta av dem. Här är några av våra favoriter:
- /ring upp - Inled ett samtal med någon i din Teams-organisation.
- / testsamtal - Kontrollera din nuvarande samtalskvalitet.
- /bort - Ställ in din status på Borta.
- / gå till - Hoppa snabbt till en kanal eller ett lag.
- /Vad är nytt - Se de senaste nyheterna om Microsoft Teams.
- /hjälp - Få support angående Microsoft Teams.
Bokmärk viktiga meddelanden
För att spara ett viktigt meddelande och allt bifogat innehåll kan du bokmärka dem. Klicka bara på de tre punkterna längst upp till höger i ett meddelande och välj sedan Spara detta meddelande från snabbmenyn. För att slå upp dina bokmärken, skriv / sparad i sökfältet och förlorar aldrig ett inlägg igen.
Rich text editor
Undvik att skicka meddelanden av misstag innan de är redo och skapa vackert formaterade meddelanden med Rich Text Editor. Innan du börjar skriva, klicka på den första ikonen under inmatningsfältet ( bokstaven A med en penna ) och börja skriva ditt meddelande. Lägg till en titel, markera meddelandet som viktigt, dra nytta av formatering, skapa punktpunkter och mycket mer.
För att skicka dina formaterade meddelanden klickar du bara på Skicka ikonen längst ned till höger i textredigeraren.
Stör inte
Du är mest produktiv när du är helt fokuserad. I det här tillståndet kan även en enda anmälan avleda din uppmärksamhet och distrahera dig från jobbet. Med Microsoft Teams kan du ställa in din status till Stör ej, vilket gör att du inte får popup-aviseringar.
För att aktivera Stör ej, skriv bara / dnd i sökrutan. Du kan stänga av den genom att skriva /tillgängligt när du är klar med jobbet.
Använd GIF och klistermärken
Håll saker roliga och energiska genom att använda GIF, klistermärken och till och med skapa roliga bilder - memes, - för att dela med ditt team. Dessa kan fungera som en snabb reaktion på meddelanden eller till och med lätta upp stämningen i lämpliga kanaler. Du kan använda dessa element genom att klicka på deras ikoner under inmatningsfältet.
Andra verktyg som kan vara till nytta för dig
Medan Microsoft Teams tar hand om kommunikation, online-möten, fildelning och samarbete finns det andra verktyg vi rekommenderar att använda samtidigt med det. Även om dessa verktyg inte är viktiga för att upprätthålla en produktiv fjärrarbetsstil, kan de vara till nytta för människor som letar efter fler sätt att öka fokus och produktivitet.
Time Doctor
Time Doctor är en otrolig applikation som passar bäst för större företag och organisationer. Det låter dig övervaka anställdas tid och generera detaljerade, kraftfulla rapporter. Få en exakt översikt över produktiviteten och se korrekta löner.
Hubstaff-uppgifter
Hubstaff-uppgifter är ett utmärkt tillskott till ditt Microsoft Teams-arbetsflöde, eftersom det fokuserar starkt på att konfigurera uppgifter. Vad du diskuterar i team under ett möte eller i en kanal kan ta sig direkt till Hubstaff där du kan kategorisera och hantera det.
Frihand
Få den Frihand integration med Microsoft Teams för att samarbeta på en virtuell whiteboard. Teammedlemmar kan lägga till kommentarer, ritningar och andra element för att visuellt diskutera mönster, layouter och mer.
Vi hoppas att den här artikeln kan hjälpa dig att lära dig mer om fjärrarbete med Microsoft Teams. För att lära dig hur du kan komma igång med applikationen, se till att läsa vår Hur man ställer in Microsoft Teams artikel.
