Hur man separerar för- och efternamn i Excel

Stora datamängder kan kräva att du delar upp för- och efternamn i dina datatabeller. I den här artikeln kan du lära dig hur man gör just det. Skär och tär dina data med lätthet genom att följa denna Excel-handledning för nybörjare och mellananvändare.

windows 10 kan inte kommunicera med enheten eller resurslösningen

Låt oss säga att du arbetar med att skapa en personlig e-postmall. Varje meddelande måste innehålla mottagarens namn - om du vill att det ska vara mer vänligt vill du bara använda förnamn. Lyckligtvis, Excel ger dig möjlighet att dela upp för- och efternamn i separata celler.

Att ha mycket data fyllda i bara en cell kommer ofta att ge problem. I det här fallet är det personalisering. Ibland kan för mycket i ett fält också hindra din förmåga att sortera och filtrera dina data. Du kan använda metoderna nedan för att dela upp fler typer av data till sina egna celler, såsom adresser, födelsedagar och så vidare.

Dela för- och efternamn i Excel

I guiderna nedan kan du lära dig att separera för- och efternamn i Excel. I den här guiden använder vi det senaste Microsoft Excel 2019 stegen fungerar dock på alla versioner av programvaran.

Vill du ha fri tillgång till Excel? Prova Excel Online , den ständigt växande onlineversionen av programvaran, som tillhandahålls av Microsoft själva. Om du behöver ytterligare hjälp, tveka inte att kontakta oss.

Metod 1. Använd funktionen Text till kolumner

Med text till kolumner i Excel kan du dela textvärden i separata celler i rad. Du kan använda detta för att separera ett förnamn och efternamn från hela namnet.

1. Öppna Excel-dokumentet som innehåller dina namn, eller skapa ett nytt och ställa in dina data. Se till att dina celler är inställda på ett liknande sätt som vårt exempel nedan:
   
   
2. Använd markören för att välja alla namn i kolumnen med fullständiga namn. I vårt exempel väljer vi A2: A10.
   
   
3. Byt till Data flik i bandgränssnittet. Detta bör placeras mellan fliken Formler och fliken Granskning.
   
   
4. Klicka på Text till kolumner -knappen, finns i avsnittet Dataverktyg. (Se bilden nedan)
   
   
5. Ett popup-fönster visas och startar guiden Konvertera text till kolumner. Detta kan delas upp i tre steg, var och en kräver att du gör justeringar.
6. I steg 1 väljer du Avgränsad i avsnittet Originaldatatyp. Detta gör att du kan använda utrymme som avgränsare mellan för- och efternamn. Klicka på Nästa att fortsätta.
   
   
7. I steg 2, se till att du avmarkerar alla avgränsare först och markerar sedan Plats endast. Klicka igen Nästa att fortsätta.
   
   
8. Se till att markera fältet för din produktion i Destination sektion. För vårt exempel valde vi den första cellen i kolumnen Förnamn, B2. Klick Avsluta för att avsluta processen.
   
   

Som vi ser nedan lyckades vi separera för- och efternamn från en enda cell i två separata celler. Detta öppnar upp en mängd alternativ för anpassade e-postmeddelanden, dataanalys och mer.

Det finns dock några saker du måste tänka på när du arbetar med den här metoden. Notera följande varningar:

• Uppgifterna i dina celler är statisk . När du redigerar hela namnet kommer för- och efternamnet inte att anpassas efter dina ändringar. Du måste redigera dem manuellt för att återspegla ändringarna.
• Om du inte anger en målcell kommer Text till kolumn att göra det skriva över den aktuella kolumnen. Detta raderar fältet med fullständiga namn och ersätter dem med separerade för- och efternamn.
• Vill du bara ha för- eller efternamnet? I Steg 3 , välj kolumnen du vill hoppa över och välj sedan Importera inte kolumn (hoppa över) alternativ.

Metoden Text till kolumner passar bäst när du arbetar med konsekvent data. Till exempel när alla namn bara har för- och efternamn, eller om alla namn har ett mellannamn. Blandning och matchning leder till felaktiga resultat - om dina data är inkonsekventa, arbeta med formler istället.

Metod 2. Formler

Ett annat sätt att separera för- och efternamn i Excel är att använda formler. För detta behöver du tre olika formler, beroende på om du har mellannamn i listan eller inte.

Styrkan med att använda formler är dess dynamiska sätt att extrahera data. Om du ändrar hela namnet återspeglas ändringen automatiskt också i de separerade för-, mellan- och efternamncellerna.

Även om den här metoden är mer avancerad är vi här för att hjälpa dig. Låt oss börja med att bryta ner de tre formlerna som du använder för att bryta ner fullständiga namn.

1. Formel för att få förnamnet

För att skilja förnamnet från det fullständiga namnet måste du använda följande formel. Välj bara en tom cell som destination och infoga sedan följande: = VÄNSTER (A2, SÖK ('', A2) -1)

Denna formel antar att hela namnet finns i A2-cellen. Om din är i en annan position, se till att ändra den i formeln. Till exempel. Om ditt första fullständiga namnfält är D7 skulle formeln ändras till: = VÄNSTER (D7, SÖK ('', D7) -1)

När du har kört formeln en gång kan du enkelt upprepa den genom att placera markören i cellens nedre högra hörn och dra ner den. Om du gör det justeras formeln automatiskt för de andra fullständiga namnfälten och separerar förnamnet:

varför fungerar inte aktivitetsfältet windows 10

Imgur länk

2. Formel för att få mellannamnet

Låt oss säga att några av de fullständiga namnposterna i din datamängd har ett mellannamn. I det här fallet kanske du vill extrahera dessa i sin egen kolumn. Följande formel låter dig göra just det: = MIDD (A2, SÖK ('', A2) + 1, SÖK ('', SUBSTITUT (A2, '', '@', 1)) - SÖK ('', A2))

Återigen antar denna formel att hela namnet finns i A2-cellen. Om din inte är det, se till att justera den i själva formeln. Du kan också använda draghandtaget för att kopiera och automatiskt justera formeln till de andra fullständiga namncellerna och fylla i mellannamnskolumnen.

Det är bäst att använda konsekventa data - om vissa av posterna har mellannamn, medan andra inte har, kommer de saknade mellannamnen att ersättas med en #VÄRDE! Fel. Du måste bli av med dessa manuellt.

3. Formel för att få efternamnet

Slutligen används den sista formeln för att extrahera efternamnet från ett fullständigt namn. Välj bara en målcell och infoga sedan följande: = HÖGER (A2, LENN (A2) -SÖK ('', A2))

Precis som de tidigare formlerna antar den här också att hela namnet finns i A2-cellen. Om din är annorlunda, se till att justera den i själva formeln. Använd drahandtaget för att kopiera och automatiskt justera formeln till andra celler med fullständigt namn och fyll i kolumnen efternamn.

Om du också har mellannamn, använd följande formel: = HÖGER (A2, LENN (A2) -SÖK ('@', SUBSTITUTE (A2, '', '@', LENN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, '', '')))))

Återigen, ersätt alla förekomster av A2-cellen om ditt fullständiga namn finns i ett annat fält.

Metod 3. Hitta och ersätt

Med jokertecken kan du separera för- och efternamn med Excel Hitta och ersätta fungera. Det här är lite udda, men det fungerar, och det kan vara snabbare än de andra alternativen. Låt oss se hur du kan dela upp fullständiga namn med det

1. Få förnamnet med Sök & ersätt

1. Markera alla celler som innehåller fullständiga namn och högerklicka sedan på någon av dem och välj Kopiera från snabbmenyn. Alternativt kan du använda Ctrl + C tangentbordsgenväg.
   
   
2. Välj målcellen, högerklicka och välj sedan Klistra från snabbmenyn. Du kan också använda Ctrl + V tangentbordsgenväg. Du bör ha en exakt kopia av de fullständiga namnen.
   
   
3. Håll den andra kolumnen markerad och stanna kvar på Hem flik. Klicka på Hitta och välj knappen från Redigeringsdelen längst till höger.
   
   
4. Välj från snabbmenyn Byta ut . Ett nytt popup-fönster visas.
   
   
5. Skriv a Plats () karaktär och sedan en asterisk (*) in i fältet Hitta vad. Lämna det andra fältet tomt och klicka sedan på Ersätt alla .
   
   
6. Gjort!

2. Få efternamnet med Sök & ersätt

1. Markera alla celler som innehåller fullständiga namn och högerklicka sedan på någon av dem och välj Kopiera från snabbmenyn. Alternativt kan du använda Ctrl + C tangentbordsgenväg.
   
   
2. Välj målcellen, högerklicka och välj sedan Klistra från snabbmenyn. Du kan också använda Ctrl + V tangentbordsgenväg. Du bör ha en exakt kopia av de fullständiga namnen.
   
   
3. Håll den andra kolumnen markerad och stanna kvar på Hem flik. Klicka på Hitta och välj knappen från Redigeringsdelen längst till höger.
   
   
4. Välj från snabbmenyn Byta ut . Ett nytt popup-fönster visas.
   
   
5. Skriv en asterisk (*) , och då Plats () karaktär i fältet Hitta vad. Lämna det andra fältet tomt och klicka sedan på Ersätt alla .
   
   
6. Gjort!

Slutgiltiga tankar

Vi hoppas att den här artikeln kunde lära dig hur man delar upp fullständiga namn i för- och efternamn i Microsoft Excel. Använd metoderna ovan för att enkelt skapa rika, personliga datablad. Du kan även mixa och matcha olika tekniker för att påskynda ditt arbetsflöde!

Innan du går

Kom tillbaka till vår hjälpcentrets webbplats om du behöver ytterligare hjälp med Excel. Återvänd till oss för mer informativa artiklar, alla relaterade till produktivitet och modern teknik!

Vill du få erbjudanden, erbjudanden och rabatter för att få våra produkter till bästa pris? Glöm inte att prenumerera på vårt nyhetsbrev genom att ange din e-postadress nedan! Få de senaste tekniska nyheterna i din inkorg och läs de första tipsen för att bli mer produktiva.

Du kanske också gillar

Så här grupperar du kalkylblad i Excel
Så här lägger du till en rad som passar bäst i Excel
Hur man skriver ut rutnät i Excel